引き継ぎ資料を作りながら仕事を進める
定期的に移動があり、色々な場所で仕事をしています。
仕事を始めるときに気をつけていること。
引き継ぎ資料を作りながら、仕事を進める。
これも、新人時代に先輩に教わったこと。
特に、
- 年間作業記録（詳細）
- 年間作業記録（カレンダー）
- 作成する書類の一覧表
は、必ず残すようにしています。
溜めておいて後から作ろうとしても、作業自体を忘れています。
また、疑問に思ったことや改善点を思いついたら、
その時に記録しておかないとすぐに忘れてしまいます。
なので、作業内容をパソコンで記録しておき、
改善点の提案も赤太字で記入しています。
作業自体は、時期は決まっているものが大半。
なので、カレンダー形式でも記録しておき、年間の予定がひと目でわかるようにしています。
書類の一覧表は、
作成開始日・提出日・必要な部数を記入しています。
書類データの整理は、フォルダごとに
「通し番号-YYYYMM-プロジェクト名」
という名前をつけ、ファイル名も、
「通し番号-YYYYMMDD-資料名」
で整理しています。
ファイル名の昇順で表示すれば、どの順番で作業に取りかかれば良いのかが分かります。
このファイル名の一覧は画面キャプチャーをとり、
資料に貼り付けて説明を残しています。
（この方法も、別の先輩から教えてもらいました。）
引き継ぎ資料としても使えますが、
何より次年度の自分の仕事を助けてくれます。
「去年はバタバタしたから、今年は１週間早めて取りかかろう」
「今年は担当者が変わっているから、早めに連絡を取ろう」
前もって流れがつかめていると、自分も仕事がしやすく、失敗が少なくなります。
移動があったとき。
前任者が記録を残してくれている場合は助かるのですが、
なにも記録がなくてバタバタと引き継ぐ場合がほとんど。
そんな時、疑問点をいちいち前任者に聞くのも大変ですし、
前任者も新しい仕事でバタバタしていて、ろくに答えてもらえません。
私自身、新しい仕事に慣れようと必死なときに、
後任者からの質問を受けるのは正直、大変。
余裕がありません。
自分を助けるためにも、
引き継ぎ資料を作りながら仕事を進めていくようにしています。
