足るを知る

スッキリ・凛とした生活を送りたい。日々のアレコレ。

引き継ぎ資料を作りながら仕事を進める

f:id:yunbox:20150621153930j:plain

定期的に移動があり、色々な場所で仕事をしています。
仕事を始めるときに気をつけていること。
引き継ぎ資料を作りながら、仕事を進める
これも、新人時代に先輩に教わったこと。

特に、

  • 年間作業記録(詳細)
  • 年間作業記録(カレンダー)
  • 作成する書類の一覧表

は、必ず残すようにしています。

溜めておいて後から作ろうとしても、作業自体を忘れています。
また、疑問に思ったことや改善点を思いついたら、
その時に記録しておかないとすぐに忘れてしまいます。

なので、作業内容をパソコンで記録しておき、
改善点の提案も赤太字で記入しています。

作業自体は、時期は決まっているものが大半。
なので、カレンダー形式でも記録しておき、年間の予定がひと目でわかるようにしています。

書類の一覧表は、
作成開始日・提出日・必要な部数を記入しています。
書類データの整理は、フォルダごとに
「通し番号-YYYYMM-プロジェクト名」
という名前をつけ、ファイル名も、
「通し番号-YYYYMMDD-資料名」
で整理しています。

ファイル名の昇順で表示すれば、どの順番で作業に取りかかれば良いのかが分かります。
このファイル名の一覧は画面キャプチャーをとり、
資料に貼り付けて説明を残しています。
(この方法も、別の先輩から教えてもらいました。)

引き継ぎ資料としても使えますが、
何より次年度の自分の仕事を助けてくれます。

「去年はバタバタしたから、今年は1週間早めて取りかかろう」
「今年は担当者が変わっているから、早めに連絡を取ろう」

前もって流れがつかめていると、自分も仕事がしやすく、失敗が少なくなります。

移動があったとき。
前任者が記録を残してくれている場合は助かるのですが、
なにも記録がなくてバタバタと引き継ぐ場合がほとんど。
そんな時、疑問点をいちいち前任者に聞くのも大変ですし、
前任者も新しい仕事でバタバタしていて、ろくに答えてもらえません。
私自身、新しい仕事に慣れようと必死なときに、
後任者からの質問を受けるのは正直、大変。
余裕がありません。

自分を助けるためにも、
引き継ぎ資料を作りながら仕事を進めていくようにしています。

広告を非表示にする